ACCORDO DI NOMINA RESPONSABILE TRATTAMENTO DEI DATI (RTDA)
Versione 1.0 del 01/01/2020
Il presente Contratto per la nomina a Responsabile del Trattamento dei Dati (di seguito RTDA) è parte integrante e sostanziale del contratto (di seguito indicato come Contratto), stipulato tra XLR8R
s.r.l (di seguito Società) ed il Cliente, che definisce i termini e le condizioni applicabili ai servizi di Hosting, Server dedicati, Cloud Server, offerti da XLR8R (i “Servizi”).
Il presente RTDA e le altre disposizioni del Contratto sono complementari. Tuttavia, in caso di conflitto, il presente RTDA prevale sul Contratto.
- PREMESSE
1.1 Nel rispetto di quanto disposto dall’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (di seguito GDPR), il presente contratto definisce le modalità, le condizioni e le istruzioni in base alle quali il Responsabile, nell’erogare i Servizi definiti nel Contratto, deve trattare i dati personali del Cliente. Il trattamento dei Dati Personali da parte di XLR8R s.r.l. in qualità di Titolare del trattamento non è compreso nel presente RTDA.
1.2 In considerazione:
I. Dell’esperienza maturata;
II. Della correttezza, sicurezza professionalità che connota l’erogazione dei propri servizi;
III. Della sua organizzazione;
IV. Della riscontrata mancanza di provvedimenti sanzionatori in materia di protezione dei dati per- sonali.
La Società dimostra di presentare garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche ed organizzative adeguate in modo tale che il trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito del Contratto, soddisfi i requisiti richiesti dall’articolo 28 del GDPR e garantisca la tutela dei diritti degli interessati.
1.3 Ai fini dell’interpretazione di quanto pattuito nel presente RTDA il Cliente agisce come Titolare del trattamento mentre XLR8R come Responsabile del trattamento. Le definizioni di Titolare e Responsabile del trattamento sono quelle indicate nell’articolo 4 del GDPR. - Oggetto
Con il perfezionamento del RTDA il Cliente, ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, nomina XLR8R di Michele Guastamacchia quale Responsabile del trattamento.
2.1 In quanto Responsabile del trattamento la Società dovrà:
a) trattare i dati personali soltanto per l’erogazione dei Servizi oggetto del Contratto, che ai fini del presente articolo deve intendersi quale documentazione contenente le istruzioni di trattamento dei dati.
b) garantire che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali si siano impegnate alla riser- vatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza;
c) adottare tutte le seguenti misure organizzative e tecniche adeguate:
▪ misure di sicurezza fisiche: tese a prevenire l’accesso di soggetti non autorizzati nelle Infra- strutture all’interno delle quali sono immagazzinati i dati del Cliente;
▪ controlli di identità e accesso: utilizzando un sistema di autenticazione, nonché una politica di gestione delle password;
▪ sistema di gestione degli accessi: che limiti l’ingresso alle strutture a coloro per i quali sia indispensabile nello svolgimento dei loro compiti e all’interno delle loro responsabilità;
▪ sistema di contenimento: che a seconda dei servizi isoli fisicamente o logicamente i clienti gli uni dagli altri;
▪ procedure di autenticazione: per utente e amministratore, nonché per tutelare l’accesso alle funzioni di amministratore;
▪ un sistema di gestione degli accessi: per attività di supporto e manutenzione che operi sui principi del privilegio minimo e della necessità di comunicazione;
▪ procedure e misure: per tracciare le azioni svolte sul suo sistema informatico.
La descrizione di dette misure è contenuta nel documento “Documentazione Sicurezza” pubblicato sul nostro sito. Al riguardo il Cliente ritiene tali misure adeguate in relazione a quanto previsto ai sensi dell’articolo 32 del GDPR. Nel caso in cui il Cliente, rispetto a quanto descritto nella documentazione sopra richiamata, ritenga le misure organizzative e tecniche non adeguate o ne richieda ulteriori e/o di diverse dovrà formalmente manifestare tale richiesta. La Società provvederà a valutare la richiesta e, qualora implementabili, quotare la modifica richiesta con una specifica offerta;
d) rispettare le condizioni di cui ai paragrafi 2 e 4 dell’art. 28 del Regolamento EU 2016/679 affinché non ricorra ad altro Responsabile senza previa autorizzazione scritta del Titolare e, nel caso sia autorizzato a ricorrervi per specifiche attivista di trattamento, imporre i medesimi obblighi;
e) assistere il titolare del trattamento con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura in cui ciò sia possibile, per dar seguito alle richieste ricevute per l’esercizio dei diritti degli Interessati;
f) assistere il titolare del trattamento nel garantire il rispetto degli obblighi di cui agli articoli da 32 a 36 del GDPR, tenendo conto altresì delle informazioni a disposizione del responsabile del trattamento;
g) su scelta del titolare del trattamento, cancellare o restituire tutti i dati personali dopo che è termi- nata la prestazione dei servizi relativi al trattamento e cancellare le copie esistenti;
h) mettere a disposizione del titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi previsti dalla RTDA consentendo e contribuendo alle attività di revisione e/o ispezioni.
i) in caso di ricevimento di richieste da parte di un’autorità giudiziaria relative ai dati personali trattati, informare il Cliente, nei limiti di quanto disposto da detta autorità.
l) Qualora la Società fosse a conoscenza di un incidente con ripercussioni sui dati personali (quale un accesso non autorizzato, perdita, comunicazione o alterazione di dati), comunicherà al Cliente senza indebiti la natura dell’incidente.
m) non trasferire i dati personali del Titolare fuori dall’Unione Europea.
2.2 con riferimento a quanto disposto all’articolo 2.1, lettera h) si precisa che le ispezioni e/o verifiche del Titolare saranno effettuate previo accordo sui tempi e sulle modalità e non dovranno essere in contrasto con obblighi di riservatezza assunti dalla Società e con le policy aziendali o causare danni/rallentamenti alla normale operatività della Società. I costi di tali attività saranno a carico del Titolare. - Sub contratto
Nell’esecuzione del Contratto la Società potrà avvalersi della collaborazione di propri fornitori di servizi. In questo caso, nominerà detti fornitori responsabili del trattamento tramite stipula di specifico contratto che preveda gli stessi obblighi previsti dal presente RTDA.
Il cliente in qualità di Titolare, con il perfezionamento del presente RTDA, autorizza espressamente la Società a coinvolgere fornitori terzi necessari per l’erogazione dei servizi oggetto del Contratto. L’elenco dei sub-responsabili è disponibile all’interno del documento “Documentazione Sicurezza” e la Società si impegna a tenere detto elenco sempre aggiornato.
4 Obblighi del Cliente
4.1 Qualora il Cliente operi quale Responsabile del trattamento in nome di titolari terzi, garantisce alla Società quanto segue:
▪ di aver ricevuto le necessarie autorizzazioni dal terzo (titolare);
▪ di avere informato il terzo che la Società è stata nominata sub-responsabile del trattamento;
▪ sia stato sottoscritto con il terzo un accordo pienamente coerente con i termini e le condizioni del presente RTDA e del Contratto;
▪ tutte le informazioni comunicate o rese disponibili dalla Società, nel rispetto del presente RTDA, siano debitamente comunicate al terzo;
4.2 Il Titolare del trattamento si obbliga affinché:
a) il trattamento dei dati personali, nell’ambito dell’esecuzione del Contratto, abbia una base legale appropriata (p.es. consenso dell’interessato, interessi legittimi ecc.);
b) gli interessati siano informati del trattamento dei loro dati personali in modo conciso, trasparente, comprensibile e di facile accesso, utilizzando un linguaggio chiaro e semplice come previsto dal GDPR;
c) gli interessati siano informati e abbiano in qualunque momento la possibilità di esercitare facilmente i loro diritti sui dati, come previsto dal GDPR.
4.3 Il Cliente è responsabile dell’adozione delle misure tecniche e organizzative appropriate per garantire la sicurezza di risorse, sistemi, applicazioni e operazioni non di responsabilità della Società.
In particolare il Cliente, dichiara di essere consapevole, che l’accesso al servizio è garantito previa autenticazione con le proprie credenziali.
Le credenziali sono strettamente personali e non possono essere cedute a terzi. Il mantenimento della segretezza delle credenziali è ad esclusivo carico del cliente, il quale sarà il solo responsabile per qualsiasi attività posta in essere tramite l’utilizzo delle stesse.
Tutte le operazioni effettuate tramite l’utilizzo delle credenziali comportano l’automatica attribuzione al Cliente delle operazioni condotte. Pertanto, il Cliente riconosce ed accetta che la Società potrà utiliz- zare qualsiasi informazione ricavabile dai propri sistemi informatici per monitorare l’accesso ai Servizi per provare le operazioni effettuate dal Cliente.
- Perfezionamento e durata del RTDA
Le parti concordano che il RTDA avrà efficacia dall’attivazione dei Servizi e sarà valido per tuta la durata del Contratto. - Responsabilità
6.1 La Società potrà essere ritenuta responsabile unicamente per i danni causati dal trattamento quando:
(I) non abbia rispettato gli obblighi del GDPR specificatamente legati ai Responsabili del trattamento
(II) abbia agito contro istruzioni validamente scritte dal Cliente.
In tali casi, si applicherà quanto previsto dal Contratto sulla responsabilità della Società.
6.2 Qualora la Società ed il Cliente siano coinvolti in una procedura in base al presente Contratto che causi danni a un interessato, il Cliente si farà carico in prima istanza della totalità dell’indennizzo (o di altra compensazione) dovuto a detto interessato e, secondariamente, si rivarrà sulla Società per la parte della compensazione corrispondente alla responsabilità della Società, sempre che non sia di applicazione una limitazione di responsabilità prevista dal Contratto. - Cancellazione e restituzione dei Dati Personali
7.1 Alla scadenza del Contratto o di un singolo Servizio (in particolare in caso di conclusione o mancato rinnovo), la Società si impegna a cancellare secondo le condizioni previste nel Contratto tutte le informazioni (dati, file, sistemi, applicazioni, siti Web e altro materiale) che siano riprodotti, immagazzinati, ospitati o diversamente utilizzati dal Cliente ai fini dei Servizi, fatto salvo in presenza di una richiesta emessa da un’autorità giudiziaria competente, oppure quando la normativa applicabile dell’Unione Europea, e ratificata dall’Italia, lo preveda diversamente.
7.2 Il Cliente è l’unico responsabile del trattamento dei dati attraverso l’utilizzo del Servizio (backup, ecc.). Con riferimento alla conclusione dei Servizi, per qualunque ragione (ivi compreso, ma senza tuttavia a ciò limitarsi, il mancato rinnovo), il Cliente è consapevole, che la Società provvederà a cancellare automaticamente ed in modo irreversibile, dai propri sistemi informatici, tutte le informazioni (inclusi informazioni, dati, file, sistemi, applicazioni, siti Web e altro materiale) che siano riprodotti, immagazzinati, ospitati o diversamente utilizzati dal Cliente.
